Cada negocio y organización que opera en la actualidad es diferente. Pero, sin importar su tamaño y el sector al que pertenezcan, todas enfrentan un desafío común, y es que para mantener su competitividad en el entorno empresarial actual, requieren un recurso fiable y eficaz que les permita almacenar y acceder a su información. De allí que sea imprescindible implementar un ERP. En resumen, estas soluciones integran todos los aspectos de una compañía en un sistema de información global al que todos los colaboradores de la organización pueden tener acceso.
Mediante una solución informática ERP eficaz, es factible automatizar y agilizar las tareas administrativas rutinarias. Esto impulsa la productividad de los empleados, ayudándoles a tener más éxito en sus funciones. Igualmente, proporciona total visibilidad del funcionamiento interno de las operaciones en tiempo real.
¿Por qué implementar un ERP?
En términos prácticos, una solución ERP está compuesta por aplicaciones y herramientas que permiten a todas las áreas de la empresa comunicarse entre sí de una forma más efectiva. Los recursos ERP integran todos los aspectos de una organización en un sistema de información global. Por ejemplo, los colaboradores del departamento de planificación y programación tienen acceso a los mismos datos que el personal de gestión financiera para los requerimientos concretos. Todos esos datos están disponibles en tiempo real. Esto permite a los colaboradores tomar decisiones empresariales más rápidas fundamentadas en información fiable.
Al implementar un ERP, es factible conformar una fuente de información centralizada y actualizada en todo momento. Y es que este repositorio de datos pueden compartirlo trabajadores de todas las áreas y funciones críticas de la empresa: producción, ventas, compras, finanzas, marketing, recursos humanos, etc. En resumen, las soluciones de planificación de recursos empresariales agilizan las tareas de recopilación, almacenamiento, acceso y empleo de los datos de tu negocio.
¿Qué funciones se obtienen al implementar un ERP?
Por lo general, una solución completa de ERP proporciona funciones como las siguientes:
Integración
Esta función garantiza que las diversas capacidades ofrecidas por las soluciones ERP funcionen conjuntamente y en armonía. El ERP es una plataforma integrada e intuitiva en su totalidad. Mediante la misma es posible analizar, supervisar y efectuar tareas fundamentadas en datos. La herramienta que nos ocupa recopila, almacena y calibra los datos de todas las áreas para garantizar una comunicación fluida en la parte interna de la empresa. Al implementar un ERP, tu equipo trabaja a partir de una fuente de información única, lo que reduciría discrepancias y errores.
Automatización
En sí, una herramienta ERP automatiza las tareas rutinarias, como la nómina, la contabilidad, la facturación, la entrada de pedidos y los informes, entre otras. Obviamente, la automatización reduce la cantidad de horas que tus colaboradores dedican a estos procesos. De esta manera, pueden reducir los márgenes de error de los procesos manuales y concentrarse en tareas más importantes y productivas.
Análisis de datos e informes, una de las ventajas de implementar un ERP
Teniendo en cuenta que un ERP recoge y procesa datos de distintas funciones empresariales, lo ideal es que procese la misma para hacerla útil mediante el análisis. En efecto, esta función de las soluciones ERP consiste en encontrar patrones y tendencias en los procesos de la compañía. En base a estos, presenta información sobre la marcha y efectividad de las tareas y proporciona previsiones para fundamentar decisiones de negocios a futuro.
Dicho de otro modo, un ERP analiza la información relacionada con las operaciones del negocio, incluyendo datos de clientes, ventas, estadísticas de producción y otros aspectos. Con el apoyo de este recurso podrás obtener predicciones de la demanda, plantear presupuestos realistas y analizar la gestión de Recursos Humanos.
Gestión de las relaciones con los clientes
Otra ventaja de implementar un ERP es que este puede integrarse con una herramienta CRM. Por tanto, podrás almacenar y tener acceso a la información de los clientes (datos de contacto, historial de compras, y facturación en una ubicación centralizada).
El CRM también automatiza las acciones de marketing, la canalización de ventas y gestiona los clientes potenciales. Además, te permite crear campañas con facilidad, así como efectuar un seguimiento de los clientes y medir su satisfacción durante todo el ciclo de las ventas.
Contabilidad
Por otro lado, las soluciones ERP te suministran apoyo para la gestión de las cuentas por pagar y por cobrar, al igual que de activos fijos e impuestos. Más aún, las herramientas a las que nos referimos automatizan distintas funciones contables, entre ellas el procesamiento de pagos, la gestión de gastos y el análisis de ventas.
Recursos Humanos
Por si fuera poco, los ERP contienen un módulo de RRHH que consiste en una plataforma integral capaz de gestionar la selección y contratación de personal. Asimismo, automatiza los procesos de nóminas, incorporación, compensación y otros. Hasta las funciones más complejas, como las deducciones fiscales, pueden automatizarse dentro de la solución, ahorrando tiempo, recursos y reduciendo errores.
Gestión de la cadena de suministro, una razón para implementar un ERP
La cadena de suministros engloba la adquisición de las materias primas o de productos terminados, si se trata de retailers. Implica también seleccionar canales de comercialización adecuados para la promoción de dichos productos. En paralelo, establece la cantidad de existencias en inventario, para asegurar la reposición y optimizar el proceso de producción. Todo ello, con el propósito de controlar los niveles de oferta y demanda, al igual que el transporte y distribución de los productos terminados.
En este sentido, las soluciones ERP desempeñan un rol determinante para evitar la ineficiencia de los procesos de la supply chain. De hecho, ayudan a tu empresa a obtener presupuestos razonables de los proveedores y minimizar los residuos, optimizando la producción y gestionando adecuadamente el inventario. Los recursos de ERP canalizan los procesos de la cadena de suministro, desde la fabricación hasta el transporte y la distribución.
Ventas y marketing
Y por último, hablamos del módulo de ventas y marketing incluido en los ERP. Este automatiza funciones como el contacto con clientes, el envío y seguimiento de pedidos, la emisión de facturas, la recepción de pagos y la gestión de las devoluciones. Incluso, ofrece un seguimiento automatizado de gastos y de pedidos extraviados. Hasta preparan informes completos para las actividades de marketing junto al análisis de las tendencias de ventas durante un periodo determinado, entre muchas otras funciones.
Pros y contras de implementar un ERP a medida o uno estándar
Antes de incorporar una solución ERP a los procesos de tu organización debes decidir entre adquirir un software estándar o uno a medida. Esto dependerá del sector productivo en el que operes y en el nivel de complejidad del negocio. Veamos los pro y los contras de cada uno.
Pros de un ERP estándar
- Un ERP estándar es más asequible que uno a medida.
- El tiempo para implementar un ERP de este tipo es menor.
- Es fácil cambiar de proveedor. Si una solución adquirida no cumple con las expectativas, es factible sustituirla rápidamente por otra.
- Estas soluciones cuentan con el apoyo de comunidades de Internet.
Contras
- Aunque los ERP “listos para usar” son más baratos, debes considerar el coste de las cuotas mensuales o anuales de las licencias, la personalización, las actualizaciones y el soporte de software. Estos pueden incrementar significativamente la inversión.
- Lo más probable es que no incluya todas las funcionalidades que requieres.
- Están diseñados en función de las necesidades de una empresa común. Pueden incluir muchas funciones, pero algunas de ellas puede que no te hagan falta.
- De vez en cuando deberás actualizar y adaptar tus procesos de negocio a las capacidades de la solución para mantener tus ventajas competitivas.
- Normalmente, las soluciones ERP estándar incorporan una o dos actualizaciones al año para recibir asistencia técnica y examinar las personalizaciones anteriores. Algunas de estas actualizaciones podrían no ser relevantes para tu negocio.
Ventajas del ERP a medida
- Es una solución completamente adaptada para satisfacer las necesidades específicas de tu compañía.
- Por lo general, el desarrollo de estos softwares se lleva a cabo mediante un proceso iterativo que puede incluir mejoras y nuevas funcionalidades en cada entrega parcial.
- Tienes todos los derechos sobre la solución ERP, por lo que no debes pagar por su uso.
Los defectos de una solución ERP a medida
- No son soluciones baratas, porque su desarrollo requiere de las tecnologías más avanzadas y la participación de un equipo multidisciplinar de profesionales en el área.
- El proceso para implementar un ERP a medida puede durar meses.
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